FAQ - Salaires
Comment transmettre les données aux caisses d'assurance avec swissdec ?
Certaines caisses AVS ne sont pas encore accessibles par ce moyen. Dans ce cas, consultez la FAQ suivante :
La liste des caisses et assurances prêtes à recevoir les données par swissdec est disponible dans la section "Destinataires des données salariales" sur le site www.swissdec.ch.
Préalable
La PUCS (Procédure Unifiée de Communication de Salaires) vous permet d'envoyer vos données en fin d'année sous la forme d'un fichier informatique unique à la plate-forme swissdec. Celle-ci se chargera de distribuer les données aux différentes caisses et assurances concernées.
Pour pouvoir exporter les données salariales à l'aide de swissdec, il est indispensable d'introduire certaines informations. Notamment il faut impérativement avoir complété l'onglet Numéros de l'entreprise dans Entreprise – Identité.
Voyez la FAQ Comment activer le mode swissdec pour pouvoir transmettre les résultats d'entreprise ?
En fin d'année, lorsque tous les salaires sont payés et comptabilisés, avant de transmettre quoi que se soit, commencez par faire un contrôle des données avec la commande Entreprise - Contrôle des données. Si vous n'avez pas le message Les données nécessaires pour swissdec sont correctement introduites, veuillez compléter et corriger les points mentionnés dans le dialogue.
Lorsque cela est fait, vous pouvez transmettre vos données à vos caisses d'assurance de deux manières possibles.
1. Transmission en ligne au répartiteur swissdec
C'est la méthode la plus simple. Procédez ainsi :
- Utilisez la commande Fichier - Exporter pour swissdec
S'ouvre alors le dialogue suivant :
Choisissez les caisses auxquelles vous souhaitez transmettre les données. Laissez la case Travailler hors connexion non cochée. Enlevez également la coche de Exportation pour test uniquement. - Cliquez sur le bouton Exporter
Après une série d'opérations, le logiciel peut afficher un premier message avec quelques remarques, par exemple si certains employés n'ont aucun salaire ou si des numéros AVS sont incomplets. Si vous n'avez pas lancé la procédure de contrôle au préalable certaines erreurs peuvent empêcher la poursuite de l'exportation.
- Le fichier XML généré est ensuite examiné par un vérificateur de syntaxe, puis il est crypté. Crésus Salaires établit une liaison sécurisée avec la plate-forme swissdec et y envoie les données.
Un dialogue affiche finalement le résultat du transfert.
Note: Comme Crésus vous l'indique, lorsque les données ont été transmises à swissdec, il faut encore passer sur le site de chaque organisme pour valider l'envoi et y libérer les données. Ceci doit être fait sous 24 heures, sinon les destinataires suppriment les données reçues. Vous pouvez le faire dans la foulée en cliquant les liens proposés dans le dialogue, ou en utilisant la fonction Libérer du dialogue des Outils swissdec.
2. Transmission hors ligne au répartiteur swissdec
Si votre ordinateur avec Crésus Salaires n'est pas connecté à Internet, vous pouvez préparer le fichier de résultat pour le transmettre depuis une autre machine.
- Utilisez la commande Fichier - Exporter pour swissdec
S'ouvre alors le dialogue suivant :
Choisissez les caisses auxquelles vous souhaitez transmettre les données. Cochez la case Travailler hors connexion. Enlevez la coche de Exportation pour test uniquement. - Cliquez sur le bouton Exporter
Après une série d'opérations, le logiciel peut afficher un premier message avec quelques remarques, par exemple si certains employés n'ont aucun salaire ou si des numéros AVS sont incomplets. Si vous n'avez pas lancé la procédure de contrôle au préalable certaines erreurs peuvent empêcher la poursuite de l'exportation. - Le fichier XML généré est ensuite examiné par un vérificateur de syntaxe.
Un dialogue affiche finalement le résultat de la génération du fichier XML.
L’onglet Informations détaillées contient le nom du fichier EIV généré et son emplacement. Utilisez le bouton Copier le chemin pour le retrouver facilement. C’est ce fichier EIV qu’il faut envoyer à swissdec. Copiez-le sur un support amovible, de manière à pouvoir le reprendre sur une machine connectée à Internet. - Par la suite, sur une machine connectée à Internet, utilisez le navigateur pour ouvrir le site de swissdec
Suivez les instructions pour l'envoi manuel d'un fichier au répartiteur.